অফিস ম্যানেজার - কে? অফিস ম্যানেজারের দায়িত্ব

"প্ল্যাঙ্কটন", "পরিচালক" - এই সমস্ত নিরপেক্ষ সংজ্ঞা অফিসের কর্মীদের কাজের সাথে সম্পর্কিত। কিন্তু এ জাতীয় চাকরি কি এতটা অকেজো? অফিস ম্যানেজার - কে? তার দায়িত্ব কী?

অফিস ম্যানেজার - কে?

অফিস ম্যানেজারের পেশা সচিবের পেশায় প্রায়শই বিভ্রান্ত হয়। তবে এই বিশেষত্বগুলির মধ্যে এখনও একটি পার্থক্য রয়েছে। তো, অফিস ম্যানেজার - কে?

এই অঞ্চলের পরিচালক একজন অফিসার ম্যানেজার বা প্রশাসক। এটি অফিসের কাজগুলিকে নিয়ন্ত্রণ করে, যা কর্মচারী এবং উর্ধ্বতন, ক্লায়েন্ট এবং কর্মচারী ইত্যাদির মধ্যে একটি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যমূলক লিঙ্ক etc.

কোনও সংস্থার তত বেশি ক্রিয়াকলাপ, প্রতিদিনের ছোট ছোট সাংগঠনিক বিষয় এবং ডকুমেন্টেশনগুলির সাথে সমস্যা তত বেশি। তাদের বাস্তবায়ন এবং একটি অফিস ম্যানেজার সরবরাহ করে।

তিনি নিশ্চিত করেন যে সমস্ত বর্তমান নথি, পাশাপাশি তাঁর উর্ধ্বতনদের আদেশ, যথাযথভাবে কার্যকর করা হয়েছে। একই সঙ্গে নির্বাহী আদেশগুলি যথাসময়ে সংস্থার কর্মীদের কাছে জানাতে হবে, দর্শনার্থীদের কাছ থেকে প্রাপ্ত সমস্ত অভিযোগ আমলে নেওয়া উচিত, এবং কর্মীদের প্রস্তাবগুলি কর্তৃপক্ষকে জানাতে হবে।

সুতরাং, অফিসের কাজগুলির পাশাপাশি সংস্থায় যোগাযোগ আংশিকভাবে অফিস ম্যানেজারদের কাঁধে পড়ে।

কাজ এবং বেতনের জায়গা

অফিস, ম্যানেজার এবং কমপক্ষে কয়েকজন কর্মচারী থাকা যে কোনও সংস্থায় একটি অফিস ম্যানেজারের প্রয়োজন। ছোট সংস্থাগুলিতে, এই জাতীয় বিশেষজ্ঞের দায়িত্বের তালিকাটি একটি বিশাল কর্পোরেশনের তুলনায় অনেক ছোট। একটি বড় সংস্থায় বেশ কয়েকটি অফিস ম্যানেজার থাকতে পারে এবং তাদের প্রত্যেককে তার নিজস্ব বিভাগে নিয়োগ দেওয়া হয়।

দেখা যাচ্ছে যে এই ধরনের বিশেষজ্ঞের চাহিদা বেশ বেশি এবং সম্ভবত, ক্রমবর্ধমান অব্যাহত থাকবে। তবে কার্যত ক্যারিয়ারের কোনও সম্ভাবনা নেই। বিশেষত যদি, অফিস পরিচালনা ছাড়াও কোনও ব্যক্তি কোনও পেশার মালিক হন না।

দায়িত্বগুলি খুব জটিল নয় এই কারণে যে, একটি কাজের প্রতিযোগিতা, কমপক্ষে রাশিয়ায়, বেশ উচ্চ - একটি শূন্যপদে 6 জন people একই সময়ে, বেতন মূলধন মানের দ্বারা কম - 27 হাজার রুবেল।

সাংস্কৃতিক রাজধানী - সেন্ট পিটার্সবার্গে - এই ধরনের কর্মীদের বেতন প্রায় 5-7 হাজার কম এবং প্রতিযোগিতা অনেকগুণ বেশি। দেশের পরিধিটি আরও দূরে, বেতন কম এবং পদের জন্য আরও বেশি আবেদনকারী।

প্রয়োজনীয় ব্যক্তিগত গুণাবলী

অফিস ম্যানেজারের প্রাপ্ত আদেশগুলি, একটি নিয়ম হিসাবে, জরুরি এবং তাত্ক্ষণিকভাবে কার্যকর করা দরকার। অতএব, আবেদনকারী প্রথমত, অধ্যবসায়, তাত্পর্য এবং সময়োপযোগী প্রয়োজন। ভাল স্মৃতিশক্তি এবং ঘনত্বও গুরুত্বপূর্ণ।

এই পদে অধিষ্ঠিত ব্যক্তিটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সৃজনশীল হতে হবে, কারণ কিছু পরিস্থিতিতে তিনি ক্লায়েন্টের সামনে কোম্পানির প্রতিনিধি হিসাবে কাজ করেন।

অফিস ব্যবস্থাপকের অবশ্যই একটি দক্ষ এবং যৌক্তিক কাঠামোগত বক্তৃতা থাকতে হবে, পাশাপাশি ব্যবসায়িক নীতিশাস্ত্রও দক্ষ হতে হবে, কারণ তিনি প্রায়শই ব্যবসায়িক আলোচনা এবং কর্পোরেট সভার আয়োজনে জড়িত থাকেন।

দরকারী জ্ঞান যেমন কোনও ভাল ইলেকট্রিশিয়ান এর টেলিফোন নম্বর বা মধ্যাহ্নভোজন বিতরণ পরিষেবা, কোনও ক্ষতি করবে না। প্রকৃতপক্ষে, অনেক সংস্থায় অফিসে অর্ডার, সেই সাথে তাত্পর্যপূর্ণ কর্মচারীও ম্যানেজার দ্বারা নিয়ন্ত্রিত হয়।

প্রয়োজনীয় অফিস ম্যানেজার দক্ষতা

1. এই জাতীয় কর্মচারীর প্রথম প্রয়োজনীয়তা হ'ল পিসি এবং ইন্টারনেট সম্পর্কে ভাল জ্ঞান। যদি ওয়ার্ড এবং এক্সেল ছাড়াও, আবেদনকারী ফটোশপ বা অফিস পিকার ম্যানেজারের মালিক হন, তবে অন্য কোনও ব্যক্তিকে নয়, তাকে ভাড়া দেওয়ার এটি অন্য কারণ।
2. উচ্চ মুদ্রণের গতি। অফিস ম্যানেজারের জন্য দ্রুত পাঠ্যগুলি টাইপ করার দক্ষতা সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।
3. পূর্ববর্তী চাকরিতে প্রাপ্ত প্রশাসনিক ব্যবস্থাপনায় দক্ষতার প্রয়োজন যদি কোনও ব্যক্তি একটি বড় সংস্থায় চাকরি পান।
4. কাগজ দক্ষতা। ডকুমেন্টেশন হ'ল এই ধরণের বিশেষজ্ঞদের অন্যতম প্রধান দায়িত্ব, তাই প্রাথমিক জ্ঞান অপরিহার্য।
5. অফিস সরঞ্জামের আত্মবিশ্বাস্য ব্যবহার। ফ্যাক্স, প্রিন্টার, স্ক্যানার - এই সমস্ত অফিস ম্যানেজারের যোগ্যতার মধ্যে থাকা উচিত।
6. দক্ষ এবং কূটনৈতিক যোগাযোগের দক্ষতা। অফিস ম্যানেজারকে কেবল দক্ষতার সাথে যোগাযোগ করা উচিত নয়, প্রয়োজনে তাকে দ্বন্দ্ব পরিস্থিতি সমাধান করতে সক্ষম হতে হবে।
7. বিদেশী ভাষায় দক্ষতা বড় বড় আন্তর্জাতিক সংস্থাগুলিতে অফিস ম্যানেজারকে কমপক্ষে বেসিক ইংলিশে সাবলীল হতে হবে।

কাজের বিবরণ সাধারণ বিধান

অফিস ম্যানেজারের পদটি কোম্পানির সিইও দ্বারা অনুমোদিত হয়। বিভিন্ন সংস্থায় এটি কিছু ক্ষেত্রে আলাদা হতে পারে তবে সাধারণভাবে এর মূল বিধানগুলি পরিবর্তন হয় না। কর্মসংস্থান চুক্তিতে স্বাক্ষরের আগে কাজের নির্দেশের সাথে নিজেকে পরিচিত করা প্রয়োজন, যাতে পরে অভিযোগ করা না যায় যে নির্দিষ্ট কিছু দায়িত্ব পালন করা আপনার পরিকল্পনার অংশ ছিল না।

সাধারণ বিধানগুলি ইঙ্গিত করতে পারে:

• অফিস ম্যানেজার নিয়োগের জন্য কে দায়বদ্ধ;
• যাকে তাঁর পদ থেকে মুক্তি দেওয়ার অধিকার রয়েছে;
• কর্মচারী যার কাছে রিপোর্ট করে;
• কে অফিসের ম্যানেজারকে রিপোর্ট করে;
• যিনি তার অনুপস্থিতিতে অফিস ম্যানেজারের দায়িত্ব পালন করেন ইত্যাদি

সাধারণত, অফিস পরিচালকরা সিইওর কাছে রিপোর্ট করে। অফিসের প্রশাসকরা কুরিয়ার, ড্রাইভার, ক্লিনার ইত্যাদি প্রতিবেদন করেন

এছাড়াও সাধারণ বিধানগুলিতে এটি নির্দিষ্ট করা যেতে পারে যে কোন স্তরের যোগ্যতার সাথে বর্ণিত পদের জন্য কোন কর্মচারী গ্রহণ করতে পারবেন।

প্রত্যক্ষ কর্তব্য

নির্দেশাবলীর পরবর্তী অনুচ্ছেদে একটি অফিস ব্যবস্থাপকের দায়িত্ব নির্ধারণ করা হয়েছে।

চাকরির শূন্যপদগুলির জন্য পুনঃসূচনাগুলির জন্য, প্রায়শই আবেদনকারীরা একটি পৃথক কলামে লিখেছিলেন যে তারা পূর্ববর্তী অফিসের চাকরিতে কোন দায়িত্ব পালন করেছিল। সুতরাং নিয়োগকর্তা আবেদনকারীর দক্ষতা সম্পর্কে আরও তথ্য পান।

কোনও অফিস ব্যবস্থাপকের প্রত্যক্ষ দায়িত্ব হতে পারে কোন আইটেমগুলি?

1. তদারকি করা ফোন কল। কর্মচারীকে অবশ্যই নিজের যোগ্যতার সর্বোত্তমভাবে ইনকামিং কলগুলির উত্তর দিতে হবে, বিরোধীদের কাছ থেকে নেওয়া প্রশ্নের উত্তরগুলি এবং তার উর্ধতন কর্মকর্তাদের যে তথ্য প্রেরণ করতে বলেছে সে সম্পর্কেও তাদের অবহিত করতে হবে।
2. ডকুমেন্টেশনের সময়কাল। নথি সংরক্ষণ ও অ্যাকাউন্টিং, চিঠিপত্রের নিয়ন্ত্রণ, আদেশের কার্য সম্পাদন ইত্যাদি - এটি অফিস পরিচালকের সরাসরি দায়িত্ব।
3. নথিগুলির পুনরুত্পাদন বসের বিশেষ নির্দেশাবলীতে, কর্মী অনুলিপি এবং কাজের সদৃশ কাজ করে।
4. চিঠিপত্র, অনুরোধ করা - যেমন তাত্ক্ষণিক সুপারভাইজারের অনুরোধে অংশীদার, গ্রাহক বা সরবরাহকারীদের সাথে চিঠিপত্র।

অফিস পরিচালকের দায়িত্বের মধ্যে অন্তত ছয় ধরনের অন্যান্য কাজ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। তবে প্রতিটি সংস্থায় এই বিভাগের বিশেষজ্ঞের উপর লোড পৃথকভাবে নির্ধারিত হয়।

অফিস ম্যানেজার অধিকার

অফিস ম্যানেজারের যে কোনও নির্দেশের মধ্যে কেবল শুল্কই নয়, অধিকারও অন্তর্ভুক্ত রয়েছে।

1. সম্পূর্ণ তথ্য সরবরাহ করা। কিছু কাজ সম্পাদন করার জন্য, অফিস ম্যানেজারের গোপনীয় সহ প্রয়োজনীয় পরিমাণে তথ্যের বিধান দাবি করার অধিকার রয়েছে।
2. সাউন্ড যৌক্তিকরণের প্রস্তাবসমূহ যদি অফিসের কাজের সংস্থার জন্য, সাধারণ পরিচালকের নতুনত্ব বা অতিরিক্ত আদেশের প্রয়োজন হয়, তবে ম্যানেজারের তাদের পরিচয় করিয়ে দেওয়ার অফার করার অধিকার রয়েছে।
3. সঠিক কাজের শর্ত প্রয়োজন। প্রয়োজনীয় শর্তগুলির অভাবের কারণে যদি সরকারী দায়িত্বগুলি সম্পাদন করা যায় না, তবে অফিস ম্যানেজারকে তাদের তৈরি করার প্রয়োজন হতে পারে।
4. যোগ্যতার মধ্যে কাজ করুন। কাজের বিবরণ অধ্যয়ন করে, কর্মচারীর সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং আদেশ দেওয়ার অধিকার রয়েছে তবে কেবল তার যোগ্যতার কাঠামোর মধ্যে।

এটি কোনও অফিস পরিচালকের অধিকারগুলির জন্য মোটামুটি গাইড। তারা সংস্থার নির্দিষ্টত্বের উপর নির্ভর করে পরিপূরক বা হ্রাস পেতে পারে।

একটি দায়িত্ব

অফিস ম্যানেজার এমন একটি পেশা যা কিছুটা দায়বদ্ধতার সাথে জড়িত। বিধি লঙ্ঘনের জন্য এর সুযোগ এবং শাস্তি প্রতিটি নিয়োগকারী পৃথক পৃথকভাবে নির্ধারণ করে। কাজের বিবরণীতে যে দায়বদ্ধতা রয়েছে তার মধ্যে সবচেয়ে সাধারণ বিষয়গুলি দেখতে এরকম কিছু দেখাচ্ছে।

1. তাদের দায়িত্ব সম্পর্কে অবহেলা মনোভাবের জন্য। অকালমতে আদেশগুলি কার্যকর করা এবং অন্য কোনও অবহেলা কর্মীর দোষ, যার জন্য উত্তর দেওয়া প্রয়োজন।
2. গোপনীয় তথ্য প্রকাশের জন্য। কর্মসংস্থান সংক্রান্ত চুক্তি এবং কাজের বিবরণে আপনাকে অবশ্যই তথ্যের গোপনীয়তার ধারাগুলি সাবধানতার সাথে পড়তে হবে। তার প্রকাশের জন্য, প্রায়শই আপনি আপনার কাজ হারাতে পারেন।
3. যোগ্যতা লঙ্ঘনের জন্য। কর্মচারীর যোগ্যতার সুযোগের বাইরে কাজ করার অনুমতি নেই।
4. কাজের সময়সূচী লঙ্ঘনের জন্য। কাজের সময়সূচী লঙ্ঘন, অগ্নি নিরাপত্তা নিয়ম বা সুরক্ষা সতর্কতা এছাড়াও কর্মচারীর দায়িত্ব।

পেশার পেশাদার এবং কনস

এই পেশাটির অনেকের মতো আরও অনেক সুবিধা এবং অসুবিধা রয়েছে। তো, অফিস ম্যানেজারে কাজ করার সুবিধা কী কী?

এই ফ্রন্টে কাজ করা শ্রমিকদের প্রতিক্রিয়াগুলি সবার আগে এই পেশার উচ্চ চাহিদার সাথে সম্পর্কিত: এই ক্ষেত্রে কিছু অভিজ্ঞতা অর্জনের পরে, আরও ভাল বেতনের জায়গা খুঁজে পাওয়া কঠিন নয়। কাজের প্রক্রিয়ায় যে প্রশাসনিক দক্ষতা অর্জন করা হয় সেগুলি দৈনন্দিন জীবনে প্রাসঙ্গিক। এছাড়াও, অফিস পরিচালক হিসাবে কাজ করা আপনাকে আপনার যোগাযোগ দক্ষতা বিকাশ করতে দেয়।

কর্মের দ্বারা বর্ধিত মানসিক বোঝা হ'ল বিয়োগগুলির মধ্যে একটি কারণ কার্যদিবসে আপনাকে অনেকগুলি বিবিধ সমস্যা সমাধান করতে হবে। এছাড়াও, পরিচালকগণ প্রত্যক্ষ শুল্ক ছাড়াও প্রায়শই ব্যক্তিগত অনুরোধ এবং অতিরিক্ত নির্দেশাবলীর সাথে অফিস পরিচালকদের লোড করেন।

পেশা কোথায় পড়াবেন?

অফিস ম্যানেজার কে এই তিনি উপরের থেকে পরিষ্কার। তবে এই পেশাটি কোথায় শিখতে পারে?

এমন কোনও বিশেষ অনুষদ নেই যা কোনও বিশ্ববিদ্যালয়ে অফিস পরিচালকদের প্রস্তুত করবে। তবে প্রায়শই ম্যানেজার উচ্চ পদে পড়া ব্যক্তিদের এই পদটি ধরে রাখতে চান। এটি কী ধরণের শিক্ষা হবে তা সবসময় গুরুত্বপূর্ণ নয় - মূল বিষয়টি হ'ল আবেদনকারী বিশ্ববিদ্যালয়ের স্নাতক। প্রাদেশিক শহরগুলিতে, 9 টি শিক্ষার পরেও এই অবস্থান নেওয়া যেতে পারে। প্রতিটি সংস্থা স্বতন্ত্রভাবে সিদ্ধান্ত নেয় যে কোন অফিস ম্যানেজারের এটি প্রয়োজন।

সর্বোপরি নিয়োগকর্তা প্রার্থীর অন্যান্য বৈশিষ্ট্যে আগ্রহী হবেন:

• তিনি আগে এই ক্ষেত্রে কাজ করেছেন কিনা;
• কম্পিউটারে কত পারদর্শী;
• কাগজপত্র কি জানে;
• সে কি ভাষা ইত্যাদি বলে?

আপনি কোনও ব্যক্তির যোগাযোগের দক্ষতা ছাড় করতে পারবেন না। যদি এই সূচকগুলি অনুসারে সবকিছু যথাযথ হয় তবে চাকরি পাওয়ার সম্ভাবনা বেড়ে যায়।