সেক্রেটারি ফাংশন সহ একটি অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণ: বৈশিষ্ট্য এবং প্রয়োজনীয়তা

এমনকি সংস্থার প্রধান এবং এর কর্মচারী সহ একটি ছোট কর্মচারী সহ, একজন দায়িত্বশীল কর্মচারী প্রয়োজন, যিনি সাংগঠনিক বাহিনী হবেন, কাজ প্রক্রিয়াটি প্রত্যক্ষ এবং নিয়ন্ত্রণে সক্ষম হবেন - এই ধারণাটি অফিসের ব্যবস্থাপকের কাজের বিবরণের পাঠ্য নির্ধারণ করে।

এই ধরনের অবস্থানের জন্য আবেদনকারীর নির্দিষ্ট দক্ষতা এবং উপযুক্ত শিক্ষার একটি সেট, পাশাপাশি মানুষের সাথে যোগাযোগের দক্ষতা থাকা দরকার। তবে প্রয়োজনীয়তার এই তালিকাটি সীমাবদ্ধ নয়।

কাজের বিবরণী

ইতিমধ্যে একটি পদের জন্য আবেদনের পর্যায়ে, একজন প্রার্থী একটি সংস্থাতে তার অধিকার, কর্তব্য এবং দায়িত্বের ক্ষেত্র নিয়ন্ত্রণ করে একটি নিয়ামক আইন দ্বারা নিজেকে পরিচিত করতে পারেন। এই জাতীয় দলিলকে কাজের বিবরণ বলা হয়। এটি পাঁচটি প্রধান বিভাগ নিয়ে গঠিত:

1. সাধারণ বিধান এগুলিতে সমস্ত সাংগঠনিক তথ্য থাকে: এন্টারপ্রাইজের নাম, অনুষ্ঠিত অবস্থান এবং কাঠামোগত ইউনিট যার সাথে এটি অন্তর্ভুক্ত। এটি পরাধীনতা, একটি পদ পূরণ এবং বরখাস্ত করার পদ্ধতি, পাশাপাশি শিক্ষাগত এবং যোগ্যতার প্রয়োজনীয়তাও নির্দেশ করে।
2. দায়িত্ব। এই বিভাগে কর্মচারীর দায়িত্বগুলির পাশাপাশি তাদের কীভাবে প্রয়োগ করা যায় তার তালিকাবদ্ধ করা হয়েছে।
3. কর্মচারীর অধিকার, অর্থাৎ, সমস্ত অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্য যা দায়িত্বের কার্যকর কার্য সম্পাদনে অবদান রাখে।
4. একটি দায়িত্ব. এই বিভাগের সাথে সামঞ্জস্য রেখে ম্যানেজমেন্ট শ্রমের মান, পদোন্নতি বা জরিমানার মূল্যায়ন সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেয়।
5. সম্পর্কটি. এই বিভাগটি বহির্মুখী এবং অভ্যন্তরীণ ইউনিটগুলির সাথে সমস্ত যোগাযোগ পরিচালনা করে যা কর্মীর কাছ থেকে তার কাজগুলি প্রয়োগ করার প্রক্রিয়াতে উত্থাপিত হতে পারে।

কাজের বিবরণ লেখার নীতিমালা

এই জাতীয় দলিল প্রস্তুতের আদর্শ ভিত্তি হ'ল পরিচালক, বিশেষজ্ঞ এবং অন্যান্য কর্মচারীদের পদের যোগ্যতা ডিরেক্টরি (1998)। এর বিকাশের সময়, কর্মচারীর দায়িত্ব পালনের জন্য অবস্থান এবং শর্তগুলির বিবরণে যথেষ্ট মনোযোগ দেওয়া হয়েছিল। কাজের সুনির্দিষ্ট নথির শিরোনামে অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, "সেক্রেটারির কাজের বিবরণ" (অফিস ম্যানেজার বা প্রধান হিসাবরক্ষক)।

তদতিরিক্ত, যদি একই নামের দুটি পোস্ট থাকে তবে বিভিন্ন কার্য সহ, তবে এই পার্থক্যগুলি প্রতিফলিত করে বিভিন্ন নথি প্রস্তুত করা উচিত। কর্মচারী অফিসারের অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণীতে সচিবের জন্য একই নিয়ন্ত্রক আইন থেকে কিছু পার্থক্য রয়েছে।

অফিস ব্যবস্থাপক প্রয়োজনীয়তা

কোনও না কোনও উপায়ে, কোনও পদের প্রার্থীকে মানুষের নেতৃত্ব দিতে হবে। এটি একটি ছোট সংস্থার মধ্যে কেবলমাত্র কয়েকজন বা একটি বড় উদ্যোগে পুরো প্রশাসনিক কর্মচারী হতে পারে। স্বাভাবিকভাবেই, আবেদনকারীকে অবশ্যই একজন আত্মবিশ্বাসী পিসি ব্যবহারকারী হতে হবে এবং অফিসের অন্যান্য সরঞ্জাম (স্ক্যানার, প্রিন্টার বা ফ্যাক্স) দিয়ে কাজ করতে সক্ষম হতে হবে। অফিস ম্যানেজার প্রায়শই সংস্থার প্রতিনিধি, তাই বাধ্যতামূলক বক্তব্য এবং ব্যবসায়ের চিঠি লেখার দক্ষতা একটি পূর্বশর্ত। প্রায়শই সংস্থাগুলি এই জাতীয় কর্মীদের কাগজপত্র এবং শ্রম আইনের মূল বিষয়গুলি জানতে প্রয়োজন। কমপক্ষে একটি বিদেশী ভাষার দক্ষতা এখনও একটি আকাঙ্ক্ষিত দক্ষতা, তবে, বৃহত্তর উদ্যোগের জন্য আবেদন করার সময় এটি ইতিমধ্যে বাধ্যতামূলক প্রয়োজনীয়তার একটি।

কিছু ক্ষেত্রে অফিস অফিসারকে অন্যান্য কর্মীদের কার্যাবলীর সাথে তার দায়িত্বগুলি একত্রিত করতে হয়। এটি প্রয়োজনীয় দক্ষতা বৃদ্ধির দিকে পরিচালিত করে। সুতরাং, একজন অ্যাকাউন্ট্যান্টের কার্যাদি সহ একটি অফিস ম্যানেজারের একটি উপযুক্ত শিক্ষা থাকতে হবে এবং বিশেষ প্রোগ্রাম থাকতে হবে।

প্রধান দায়িত্ব

সেক্রেটারি ফাংশন সহ অফিস ম্যানেজারের একটি সাধারণ কাজের বর্ণনায় নিম্নলিখিত আইটেমগুলি অন্তর্ভুক্ত থাকে:

• প্রসেসিং মেল, আগত এবং বহির্গামী উভয়ই; কোম্পানির মধ্যে তাদের পুনরায় বিতরণ;
• চুক্তি ও চুক্তির আওতায় বাধ্যবাধকতা পূরণের সময় নিয়ন্ত্রণ;
• আউটগোয়িং করা এবং আগত কলগুলি গ্রহণ;
• ক্লায়েন্ট এবং অংশীদার সংস্থার প্রতিনিধিদের সাথে কাজ করুন;
• প্রয়োজনীয় স্টেশনারিগুলির উপলভ্যতা পর্যবেক্ষণ;
• কার্যকরী অবস্থায় অফিসের সরঞ্জাম বজায় রাখা এবং ভাঙ্গনের ক্ষেত্রে বিশেষজ্ঞদের কল করা;
• কাজের সময়সূচির মধ্যে সময়ের বিতরণ (মাথার জন্য কিছু ক্ষেত্রে);
• প্রয়োজনীয় ইভেন্টের সংগঠন (সভা, সম্মেলন, ব্যবসায়িক ভ্রমণ, কর্পোরেট দলগুলি);
• বৈঠক লগিং;
• কর্পোরেট সাইটে নতুন বিষয়বস্তু আপডেট এবং পুনরায় পূরণ করা।

এই তালিকায় কেবলমাত্র প্রাথমিক প্রয়োজনীয়তা অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। অন্যান্য আইটেমগুলি সমাপ্ত শ্রমের চুক্তির সুনির্দিষ্ট অনুসারে যুক্ত করা যেতে পারে। একজন অফিসার ম্যানেজারের কোনও কর্মী কর্মকর্তার কার্যকারিতা সম্পর্কিত কাজের বিবরণ, উদাহরণস্বরূপ, কোনও কর্মচারীর প্রয়োজন হয় সমস্ত অ্যাকাউন্টিং ডকুমেন্টেশন একটি সময় মতো করে রাখা এবং তার অনুপস্থিতির ক্ষেত্রে কর্মী বিভাগের প্রধানকে প্রতিস্থাপন করা।

অতিরিক্ত দায়িত্ব

প্রধান কাজগুলি ছাড়াও, অফিস পরিচালকের কাজের বিবরণে বিভিন্ন দায়িত্বের একটি তালিকা রয়েছে, যা সংস্থার নির্দেশের উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হতে পারে। অফিসের ম্যানেজারকে প্রশাসনিক কর্তৃপক্ষের সাথে কাজ করার প্রয়োজন হতে পারে, অর্থাত্, বাণিজ্য পরিচালনার অনুমতি নেওয়া, কোনও সংস্থা বা সহায়ক প্রতিষ্ঠানের শাখা খোলানো ইত্যাদি etc.

সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলির মধ্যে একটি হ'ল সংস্থার পরিচালকের অনুপস্থিতিতে প্রকৃত পরিচালনা। অবশ্যই, এটি কেবল তখনই সম্ভব যখন কর্মচারী নির্ভর করতে নির্ভরযোগ্য এবং নির্ভরযোগ্য ব্যক্তি হিসাবে নিজেকে প্রতিষ্ঠিত করে। এছাড়াও, অফিস ম্যানেজারের কাজের বিবরণে প্রায়শই একটি সাধারণ ক্ষমতা অবসর গ্রহণের প্রয়োজনীয়তার উপর একটি ধারা থাকে। যেমন একটি নথির প্রয়োজন হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, উচ্চ মাত্রার গুরুত্বের মেল আইটেমগুলি গ্রহণ করতে।

অনানুষ্ঠানিক প্রয়োজনীয়তা

বড় সংস্থাগুলি সাধারণত এই পদের প্রার্থীদের অফিস অফিসার ম্যানেজারের নমুনা কাজের বিবরণ দিয়ে নিজেকে পরিচয় দেওয়ার অনুমতি দেয়, যাতে তারা প্রয়োজনীয়তা এবং দায়িত্বের তালিকা সম্পর্কে সম্পূর্ণ সচেতন হয় aware

তবে এ জাতীয় ক্ষমতা দেখার পরেও আবেদনকারীকে অবশ্যই বুঝতে হবে যে তিনি এন্টারপ্রাইজের অনেক কর্মচারীর মধ্যে রয়েছেন। এক্ষেত্রে কাজের বিবরণীতে কোনটি বানান নয় তা ভুলে যাওয়া উচিত নয়। সচিবের কার্যাদি সহ একটি অফিস ম্যানেজার অবশ্যই এমন একজন ব্যক্তির হতে হবে যা প্রয়োজনের সাথে বিতরণ করতে সক্ষম হওয়ার জন্য সময় মতো একটি সূক্ষ্ম ধারনা রাখে।

কর্মপ্রবাহকে সংগঠিত করার জন্য কাজগুলি

তার কাজের সর্বাধিক গুরুত্বপূর্ণ প্রয়োজন দক্ষতা, সুতরাং এই ধরনের পদে থাকা একজন ব্যক্তি অর্থনৈতিকভাবে অফিসের উপকরণগুলি গ্রহণ করতে বাধ্য হন, বিদ্যুতের যে পরিমাণ পরিমাণ বিদ্যুৎ খরচ হয় তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।

অন্যান্য কর্মচারীদের জন্য, অফিস ব্যবস্থাপক প্রায় মাথার সাথে সমানভাবে দায়বদ্ধ। এর কারণ হিসাবে, তাকে অবশ্যই নিশ্চিত করতে হবে যে কাজের শর্তাবলী গৃহীত স্যানিটারি স্ট্যান্ডার্ড এবং সুরক্ষা বিধি মেনে চলছে। অবশেষে, তার প্রত্যক্ষ কর্তব্যগুলির কার্য সম্পাদনে অফিস ম্যানেজার শ্রেণিবদ্ধ নথিগুলিতে অ্যাক্সেস অর্জন করে, এজন্য প্রয়োজনীয়তার একটি হ'ল ব্যবসায়ের গোপনীয়তা প্রকাশ না করা বা এমন কোনও তথ্য যা কোম্পানির বাজারের অবস্থানকে ক্ষতিগ্রস্থ করতে পারে সে সম্পর্কিত একটি চুক্তি স্বাক্ষর করে।

অফিস ম্যানেজার অধিকার

অবশ্যই, এই জাতীয় সংখ্যক কর্তব্য সম্পাদনের ফলে একজন কর্মী বিশেষ অধিকার প্রয়োগ করতে পারবেন। অফিসের ম্যানেজারের কাজের বিবরণেও তাদের বানান রয়েছে। তাদের কারও কারও মর্মার্থ যেমন গোপনীয় তথ্য অ্যাক্সেস করার ক্ষমতা তাদের কাজের দায়িত্বগুলি সম্পাদনের প্রয়োজন থেকে সরাসরি আসে। অন্যরা পাওয়ার সুবিধার সাথে যুক্ত। সুতরাং, অফিসের ব্যবস্থাপকের বাকী কর্মচারীদের কাছ থেকে প্রযোজনার দলিলগুলিতে অবহেলা করে তাদের ভুলত্রুটি সংশোধন করা, তাদের জন্য প্রণোদনা আকার নির্ধারণ করা বা অবহেলার জন্য জরিমানা প্রয়োগের দাবি করার অধিকার রয়েছে।

প্রায়শই অফিসের পরিচালক হলেন কর্মচারী এবং সিদ্ধান্ত গ্রহণকারীদের মধ্যে লিঙ্ক is এই ধরনের অবস্থান তাকে আরও উন্নততর কাজের পরিস্থিতি অর্জন করতে এবং সামগ্রিকভাবে একটি নির্দিষ্ট বিভাগ এবং এন্টারপ্রাইজ উভয়ের কাজের মানের উন্নতির জন্য সম্মিলিত শুভেচ্ছার উপস্থাপন করতে দেয়।

বিক্রয় বিভাগের অফিস পরিচালকের কাজের বিবরণের বৈশিষ্ট্য

অফিস ম্যানেজাররা দীর্ঘদিন ধরে বড় এবং না-এত বড় সংস্থাগুলিতে অপরিহার্য হয়ে পড়েছে, সুতরাং তাদের এ জাতীয় শূন্যপদ পূরণের জন্য কিছু বিশেষ দক্ষতার প্রয়োজন। একটি সাধারণ ক্ষেত্রে হ'ল যখন বেশ কয়েকটি অফিস ম্যানেজার বিশেষ কার্যাবলী সহ একজনের তত্ত্বাবধানে থাকে, তারা একই উদ্যোগে কাজ করে। তাদের কাজের বিবরণগুলি মূলত একত্রিত হয় তবে অতিরিক্ত ক্রিয়াকলাপে পৃথক।

সুতরাং, যদি অফিসের পরিচালক বিক্রয় বিভাগে কাজ করেন তবে তার কাজের বিবরণীতে এই জাতীয় আইটেম থাকতে পারে:

• বিক্রয় নতুন পয়েন্ট জন্য অনুসন্ধান;
• চাহিদা কাঠামো পরিবর্তন ট্র্যাকিং;
• নিখুঁত বিক্রয় উপর নথি রিপোর্ট করার প্রস্তুতি;
• আদেশ পেতে এবং ক্লায়েন্টের সাথে সরাসরি কাজ প্রক্রিয়া;
• পণ্যাদির ভাড়ায় সম্ভাব্য পরিবর্তন এবং মূল্য পুনর্নির্মাণ সম্পর্কে গ্রাহকদের অবহিত করার কাজ;
• প্রয়োজনীয় সভাগুলির সংগঠন;
• পণ্য সরবরাহের জন্য চুক্তি স্বাক্ষর।

আরও প্রয়োজনীয়তা সংস্থা কর্তৃক প্রদত্ত পণ্যগুলির নির্দিষ্টতার সাথে সম্পর্কিত হতে পারে। যদি সংস্থাটি রিয়েল এস্টেট বিক্রির সাথে জড়িত থাকে, তবে অফিস ম্যানেজারের দায়িত্বগুলির মধ্যে তথ্য পুস্তিকা তৈরি এবং নির্দিষ্ট নথিপত্র প্রস্তুতের অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

অফিস ম্যানেজারের দায়বদ্ধতা

তার দায়িত্ব পালন না করানোর ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক গোপনীয়তা প্রকাশ করা, বা কোম্পানির ভাবমূর্তির জন্য ক্ষতিকারক অন্যান্য ক্রিয়াকলাপ সহ অপরাধ সম্পাদন করার সময়, অফিস ম্যানেজার প্রশাসনিক, নাগরিক এবং ফৌজদারী কোডগুলির নিয়ম অনুসারে দায়বদ্ধ। যদি সংস্থার উপাদানগুলির ক্ষতি হয়, তবে শ্রম কোডের বিধান অনুযায়ী শাস্তি কার্যকর করা হবে।